Biaya adalah komponen dari pelaksanaan proyek, apa pun item pekerjaannya selalu timbul biaya, dalam pembahasan ini yang disebut biaya adalah biaya yang benar-benar berputar di dalam roda pelaksanaan proyek itu sendiri, yang mana sering disebut biaya langsung.
Adapun yang bisa dikelompokan dalam biaya langsung adalah :
a. Material total kebutuhan proyek
b. Kebutuhan man power
c. Subkont
d. Biaya umum proyek (site exp.)
Pada saat pimpinan proyek sudah ditunjuk oleh management kantor. Ada beberapa langkah yang harus dijalankan oleh pimpinan proyek tersebut.
1. Membuat perhitungan list material total bersama-sama team QS (quantity surveyor) atau Engineering base on dokumen tender yang diterima.
2. Semakin detail mengenai kebutuhan material total akan semakin tajam dalam membuat rencana pelaksanaan proyek.
3. Tentunya dalam membuat list material total diharapkan ada kerja sama yang baik dari divisi eng+estimator, kemungkinan ada klarifikasi khusus pada saat proses negoisasi diwaktu tender berlangsung.
4. Setelah total material selesai dibuat, selanjutnya dengan meminta divisi pembelian untuk mengisi harga sesuai item yang ada pada list total material.
5. Apabila biaya material total sudah diperoleh maka secara kasar boleh dikatakan 70% biaya proyek (RAPP/Rencana Anggaran Pelaksanaan Proyek) sudah teralokasikan.
6. Selanjutnya dari nilai biaya yang timbul per item dilakukan short data dari nilai yang besar sampai yang terkecil, ambil dari biaya yang sudah di short tersebut 80% dari total maka item tersebutlah yang harus dikenadilakn dengan sungguh-sungguh. Dari pengalaman yang ada biasanya munculnya di item main equipment dan material utama instalasi. Cara ini sering orang sebut dengan “diagram pareto”.
Pengendalian biaya dalam penerjemahan didalam pelaksanaan pekerjaan di lapangan sangatlah unik, dan banyak sekali langkah dan prediksi-prediksi yang akan diambil oleh seorang pimpinan proyek. Akan tetapi dapat diambil sebuah patokan, dari biaya yang muncul di total material tersebut harus terus direview, apabila ada indikasi penyimpangan haruslah dikembalikan kepada rencana awal.
Didalam pembuatan material list penuh dengan prediksi dan pendekatan-pendekatan, serta asumsi metode kerja pelaksanaan, dimana tidak menutup kemungkinan ada perbedaan dalam pelaksanaannya. Seorang pimpinan proyek bila melihat ada ketidak selarasan dari rencana awal terhadap rencana kebutuhan proyek, terhadap pelaksanaan di lapangan, haruslah sesegera mungkin untuk melakukan over/minder terhadap biaya material tersebut dengan membuat list material baru dengan acuan kondisi real di lapangan. Alangkah lebih bagus bila nilai akhir tidak melebihi dari rencana awal. Langkah ini sering disebut di proyek sebagai “Perubahan Rencana Material Total/PRMT” atau ada juga yang menyebut “Perubahan Rencana Permintaan Material/PRPM”
